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PRÉSENTATION ET ADHÉSION AU SERVICE ARCHIVES

Soucieux de répondre aux besoins des collectivités en matière d’archivage, le Centre de Gestion a décidé de créer un service archives. Depuis 2000, un archiviste est mis à disposition des collectivités territoriales du Gard pour des missions d’archivage et de conseil en gestion d’archives.

« Les collectivités territoriales sont propriétaires de leurs archives. Elles en assurent elles-mêmes la conservation et la mise en valeur » (Code du Patrimoine, art. L 212-6). Il en est de même pour les groupements de collectivités.

Toutefois, beaucoup de structures déplorent :

  • un manque de place,
  • un manque de temps,
  • une méconnaissance de la réglementation et des documents à conserver,
  • une perte de temps dans la recherche des documents,
  • des archives encombrantes, non classées, et donc inexploitables.

Si vos archives ne sont pas classées, vous perdez la possibilité d’avoir recours à des documents essentiels pour votre gestion administrative, la justification de vos droits et ceux de vos administrés, la connaissance de l’histoire de votre collectivité.

Le service d’archivage itinérant propose plusieurs types d’interventions :

  • traitement des fonds d’archives (tri, élimination, classement, inventaire),
  • préparation aux aménagements et déménagements de locaux,
  • sensibilisation des agents aux techniques d’archivage (traitement des archives courantes),
  • conseils téléphoniques pour la gestion des archives (documents éliminables, communicabilité des documents, protection des documents, restauration, numérisation, législation) [service gratuit]
  • préparation des dépôts aux archives départementales, élaboration de tableaux de gestion des archives, élaboration de plans de classement, conseil en archivage électronique.

Dans le cadre de l’article 25 de la loi statutaire, l’archiviste est mis à disposition des communes ou des établissements publics qui le souhaitent, par convention entre le Centre de gestion et la collectivité.

Le coût du service est facturé aux collectivités adhérentes selon un tarif forfaitaire calculé sur la base de la rémunération de l’archiviste (traitement indiciaire, charges sociales, régime indemnitaire, frais de déplacement).

Par délibération du 10 décembre 2010, la participation financière a été fixée à 250 € par jour d’intervention.

Les différentes phases d’intervention sont les suivantes :

  • Diagnostic : l’archiviste effectue un état des lieux, définit des priorités et recense des besoins de la collectivité lors d’une visite des locaux d’archivage. Il estime le volume à traiter (le diagnostic est gratuit si la commune s’engage pour des travaux ultérieurs),
  • Compte rendu de visite : suite au diagnostic, l’archiviste effectue un rapport synthétique qui est envoyé à la collectivité avec différentes propositions d’intervention (nature, durée et prix de l'intervention),
  • Adhésion de la collectivité au service Archives : si la collectivité souhaite faire appel au service, une convention est signée entre les deux parties pour la mise à disposition de l’archiviste.

Les périodes d’intervention peuvent être modulées et s’effectuer soit de manière consécutive, soit de manière intermittente, selon les conclusions du diagnostic et les volontés de l’autorité territoriale.