Vos archives : un patrimoine à préserver
« Les collectivités territoriales sont propriétaires de leurs archives. Elles en assurent elles-mêmes la conservation et la mise en valeur » (Code du Patrimoine, art. L 212-6). Il en est de même pour les groupements de collectivités.
Si vos archives ne sont pas classées, vous perdez la possibilité d’avoir recours à des documents essentiels pour votre gestion administrative, la justification de vos droits et ceux de vos administrés, la connaissance de l’histoire de votre collectivité.
L'archiviste du CDG30 est mis à disposition des communes ou des établissements publics qui le souhaitent, par convention entre le Centre de gestion et la collectivité.
Le coût du service est facturé aux collectivités adhérentes selon un tarif forfaitaire calculé sur la base de la rémunération de l’archiviste (traitement indiciaire, charges sociales, régime indemnitaire, frais de déplacement).
Par délibération du 14 septembre 2023, la participation financière a été fixée à 360 € par jour d’intervention.
Les différentes prestations proposées par le service
traitement des fonds d’archives (tri, élimination, classement, inventaire),
préparation aux aménagements et déménagements de locaux,
sensibilisation des agents aux techniques d’archivage (traitement des archives courantes),
conseils téléphoniques pour la gestion des archives (documents éliminables, communicabilité des documents, protection des documents, restauration, numérisation, législation) [service gratuit]
préparation des dépôts aux archives départementales, élaboration de tableaux de gestion des archives, élaboration de plans de classement, conseil en archivage électronique.
Comment obtenir une proposition d'intervention?
Adhésion de la collectivité au service Archives : si la collectivité souhaite faire appel au service, une convention est signée entre les deux parties pour la mise à disposition de l’archiviste,
Diagnostic : l’archiviste effectue un état des lieux, définit des priorités et recense des besoins de la collectivité lors d’une visite des locaux d’archivage. Il estime le volume à traiter (le diagnostic est gratuit si la commune s’engage pour des travaux ultérieurs),
Compte rendu de visite : suite au diagnostic, l’archiviste effectue un rapport synthétique qui est envoyé à la collectivité avec différentes propositions d’intervention (nature, durée et prix de l'intervention)
Les périodes d’intervention peuvent être modulées et s’effectuer soit de manière consécutive, soit de manière intermittente, selon les conclusions du diagnostic et les volontés de l’autorité territoriale.
Vous souhaitez faire appel aux services du CDG30 ? La procédure est simple :
- Contactez-nous pour faire le point sur votre besoin. Cette première étape permettra de poser le cadre de l’action et de déterminer le coût de l’intervention
- Délibérez pour adhérer à la mission archives
- Signez une convention avec le CDG30 pour définir les modalités de mise en œuvre de la mission
Pour en savoir plus ou convenir d’un rendez-vous, n’hésitez pas à nous contacter par e-mail : archives@cdg30.fr